Politica Interna de Privacidad y Seguridad de Datos

1. Clasificacion de Datos

Emigrando America & Europa LLC maneja las siguientes categorias de Informacion de Identificacion Personal (PII) en el curso de sus operaciones de preparacion de formularios de inmigracion:

1.1 Datos de Identificacion Personal (Nivel Critico)

• Numero de Seguro Social (SSN) — Recopilado para formularios que lo requieren (N-400, I-485, etc.). Almacenamiento cifrado obligatorio.
• Numero A (Alien Registration Number) — Identificador unico de USCIS. Se almacena en Airtable y Google Sheets.
• Datos de pasaporte — Numero de pasaporte, fecha de emision, fecha de vencimiento, pais emisor. Copias digitales almacenadas en Google Drive.
• Estatus migratorio — Tipo de visa actual, historial de entradas/salidas (I-94), historial de deportaciones o procedimientos de remocion.

1.2 Datos Personales (Nivel Alto)

• Nombre completo, fecha y lugar de nacimiento
• Direccion de residencia actual y anteriores
• Informacion familiar — nombres, fechas de nacimiento y estatus migratorio de conyuges, hijos y peticionarios
• Historial penal — arrestos, condenas, DUI/DWI (cuando el formulario lo requiere)
• Historial de empleo y educacion

1.3 Datos Financieros (Nivel Alto)

• Registros de pago — Transacciones de $99 USD procesadas a traves de Stripe via GHL
• Informacion fiscal — Solo cuando es requerida por formularios especificos (I-864, Affidavit of Support)

1.4 Datos de Contacto (Nivel Medio)

• Correo electronico, numero de telefono, WhatsApp
• Preferencias de comunicacion e idioma

1.5 Datos del Sistema (Nivel Bajo)

• Client ID (EMG-YYYYMMDD-XXXX), marcas de tiempo de envio, tipo de caso, fuente de referencia
• Registros de actividad del sistema (logs)

2. Control de Acceso

El acceso a los datos de clientes esta estrictamente segmentado segun el rol dentro de la organizacion:

2.1 Reglas de Control de Acceso

• Las credenciales de acceso nunca se comparten entre usuarios.
• Las claves API (GHL pit- token, Airtable PAT, Google Service Account JSON) se almacenan exclusivamente como variables de entorno en Netlify — nunca en el codigo fuente.
• El token GHL pit- expira cada 90 dias y debe rotarse proactivamente.
• El acceso a admin.html esta protegido por contrasena.
• La autenticacion del Service Account de Google utiliza JWT con ambito limitado a Sheets y Drive.
• Todo acceso a datos debe seguir el principio de minimo privilegio.

3. Almacenamiento de Datos

Los datos de clientes se almacenan en multiples sistemas. A continuacion se detalla cada sistema, su funcion y estado de cifrado:

3.1 Reglas de Almacenamiento

• Los datos de SSN nunca se almacenan en texto plano en campos visibles — se enmascaran en interfaces.
• Las copias de documentos se organizan en: /[Client ID] - [Nombre]/Profile/ | Documents/ | Forms/
• Las variables de entorno con credenciales estan almacenadas exclusivamente en Netlify.
• Ningun dato de cliente se almacena en el repositorio de codigo fuente.
• El archivo Credentials_v1.docx nunca se incluye en commits de git.

4. Retencion de Datos

4.1 Periodo de Retencion

Todos los datos de clientes se retienen por un periodo maximo de 3 anos contados a partir de la fecha de finalizacion del caso o del ultimo contacto, lo que ocurra despues.

4.2 Procedimiento de Eliminacion

1. Identificacion: El sistema identifica trimestralmente casos cuya fecha de finalizacion supere los 3 anos.
2. Notificacion previa: Se envia notificacion al cliente 30 dias antes de la eliminacion.
3. Eliminacion en Airtable: Se eliminan los registros del cliente.
4. Eliminacion en Google Sheets: Se eliminan las filas correspondientes.
5. Eliminacion en Google Drive: Se elimina la carpeta completa del cliente.
6. Eliminacion en GHL: Se elimina el contacto y su historial de comunicaciones.
7. Registro de eliminacion: Se mantiene un registro anonimizado (solo Client ID y fecha) por 1 ano adicional.

Nota: El procedimiento de eliminacion automatica esta programado para Sprint 6. Hasta entonces, las eliminaciones se realizan manualmente.

5. Respuesta a Incidentes de Seguridad

En caso de una violacion de datos o incidente de seguridad, se seguira el siguiente protocolo:

5.1 Deteccion y Evaluacion (0-24 horas)

1. Identificar el alcance: que datos fueron comprometidos, cuantos clientes afectados, vector de ataque.
2. Contener la violacion: revocar claves API, desactivar cuentas, cambiar contrasenas.
3. Documentar todos los hallazgos en un informe de incidente interno.
4. Evaluar si la violacion involucra datos de nivel critico (SSN, pasaportes, A-Numbers).

5.2 Notificacion (24-72 horas)

1. Clientes afectados: Notificar dentro de 72 horas conforme a FIPA (Fla. Stat. 501.171).
2. Autoridades: Si afecta a mas de 500 residentes de Florida, notificar al Florida Department of Legal Affairs.
3. CCPA: Si afecta residentes de California, cumplir con requisitos de notificacion CCPA.
4. GDPR: Si afecta sujetos de datos de la UE, notificar a la autoridad supervisora dentro de 72 horas.

6. Obligaciones de Empleados y Contratistas

6.1 Acuerdos de Confidencialidad (NDA)

• Todo empleado o contratista con acceso a datos debe firmar un NDA antes de obtener acceso.
• El NDA cubre datos de clientes, procesos internos, credenciales y documentacion propietaria.
• Vigencia del NDA: 3 anos despues de la terminacion de la relacion.

6.2 Capacitacion Obligatoria

• Capacitacion inicial sobre esta politica de seguridad antes de acceder a sistemas.
• Capacitacion sobre cumplimiento UPL.
• Capacitacion sobre identificacion de phishing y amenazas de ingenieria social.
• Actualizacion anual de capacitacion obligatoria.

6.3 Revocacion de Acceso al Terminar

Al terminar la relacion con cualquier persona, ejecutar dentro de 24 horas:

1. Revocar acceso a GHL CRM.
2. Revocar permisos en Google Drive.
3. Revocar acceso a Airtable.
4. Cambiar contrasena de admin.html si fue compartida.
5. Rotar claves API a las que haya tenido acceso.
6. Confirmar eliminacion de datos de clientes de dispositivos personales.
7. Documentar la revocacion con fecha y hora.

7. Comparticion de Datos con Terceros

Los siguientes procesadores de datos tienen acceso a datos de clientes:

• Ningun dato de cliente se vende, alquila o comparte para fines de marketing.
• Las solicitudes gubernamentales se atienden unicamente mediante orden judicial valida.

8. Derechos del Cliente

Los clientes tienen los siguientes derechos sobre sus datos:

• Acceso: Solicitar copia de todos los datos almacenados.
• Rectificacion: Solicitar correccion de datos inexactos.
• Eliminacion: Solicitar eliminacion de sus datos.
• Portabilidad: Recibir datos en formato legible (JSON o CSV).
• Solicitudes se procesan dentro de 30 dias.
• Contacto: info@emigrandoamerica.com / (786) 686-5454

9. Auditoria y Revision

Esta politica se revisa trimestralmente. El administrador (Felix) es responsable de ejecutar las auditorias y documentar los resultados.

10. Cumplimiento Legal

10.1 FIPA

• Medidas de seguridad razonables para proteger datos personales.
• Notificacion de violacion dentro de 72 horas.
• Notificacion al Florida Department of Legal Affairs si afecta a mas de 500 residentes.

10.2 CCPA

• Aplicable a residentes de California. Derecho a saber, eliminar y optar por no participar.
• No vendemos datos — enlace "Do Not Sell" no aplica actualmente.

10.3 GDPR

• Aplicable a datos de residentes de la UE (relevante para emigrandoeuropa.com).
• Base legal: consentimiento explicito. Portabilidad en formato legible por maquina.

10.4 UPL

• Emigrando America & Europa NO es un bufete de abogados y NO proporciona asesoramiento legal.
• Todo el personal debe cumplir las restricciones de UPL en todo momento.
• El aviso de UPL debe estar en todas las paginas publicas — verificado por disclaimer-audit.js.