Procedimiento de Gestion de Documentos

1. Proposito

Este SOP define como se reciben, almacenan, organizan, acceden, retienen y destruyen los documentos de los clientes. La gestion adecuada de documentos es esencial para la confidencialidad del cliente, el cumplimiento regulatorio y el procesamiento eficiente de casos.

2. Recepcion de Documentos

2.1 Canales Aceptados

2.2 Al Recibir Documentos

1. Verificar autenticidad del documento: Revisar signos de alteracion, asegurar que los documentos parezcan genuinos.
2. Verificar traducciones requeridas: Todos los documentos en idioma extranjero deben tener traducciones certificadas al ingles. Si faltan traducciones, notifique al cliente inmediatamente.
3. Verificar integridad del documento: Asegurar que todas las paginas esten presentes (ej., actas de nacimiento de multiples paginas, escaneos completos del pasaporte).
4. Registrar recepcion: Registrar en las notas de contacto de GHL (fecha de recepcion, tipo de documento, canal de recepcion) y actualizar el registro en Airtable.
5. Confirmar recepcion: Enviar al cliente una confirmacion de que los documentos fueron recibidos, listando cada documento.

3. Almacenamiento

3.1 Estructura de Almacenamiento Digital

Todos los documentos de clientes se almacenan en Google Drive, organizados en carpetas especificas por cliente con la siguiente estructura:

3.2 Convencion de Nombres de Archivos

Todos los archivos deben seguir esta convencion de nombres:

3.3 Manejo de Documentos Fisicos

1. Los documentos fisicos recibidos en persona deben ser escaneados inmediatamente usando un escaner de alta calidad (minimo 300 DPI, a color).
2. Cargue el archivo escaneado a la subcarpeta Documents/ de Google Drive del cliente usando la convencion de nombres anterior.
3. Devuelva los originales al cliente dentro de 5 dias habiles. No retenemos originales fisicos.
4. Si los originales deben ser retenidos temporalmente (ej., para presentacion), documente esto en las notas de GHL con la fecha de devolucion esperada.

3.4 Almacenamiento Prohibido

4. Control de Acceso

1. Solo los miembros del personal autorizados con cuentas activas pueden acceder a los documentos de los clientes.
2. El personal solo puede acceder a documentos de clientes con los que estan trabajando activamente.
3. No se comparten documentos fuera de la organizacion sin la aprobacion explicita del administrador.
4. No descargue documentos a dispositivos no autorizados o personales.
5. Todo acceso a documentos debe ser registrado — anote en GHL cuando acceda o comparta un documento y con que proposito.
6. Cuando un miembro del personal deja la organizacion, su acceso debe ser revocado inmediatamente (el mismo dia).

5. Retencion y Destruccion

5.1 Calendario de Retencion

5.2 Proceso de Destruccion Segura

1. Cuando el periodo de retencion de 3 anos expire, el administrador revisa el caso para determinar si hay razon para extender la retencion.
2. Si no se necesita extension, elimine todos los archivos de Google Drive (vacia la papelera permanentemente).
3. Elimine las referencias de documentos del cliente en Airtable (mantenga el registro basico de contacto por 7 anos segun la Politica de Seguridad de Datos).
4. Destruya cualquier documento fisico restante usando una trituradora de corte cruzado.
5. Registre la destruccion: Registre en un libro de destruccion el Client ID, tipos de documentos destruidos, fecha de destruccion y miembro del personal que realizo la destruccion.

6. Incidentes de Seguridad de Documentos

6.1 Que Constituye un Incidente de Seguridad

• Documentos de clientes perdidos, robados o extraviados
• Acceso no autorizado a documentos de clientes (por personal no autorizado, partes externas o mediante una brecha)
• Documentos enviados al destinatario equivocado
• Documentos encontrados en dispositivos o ubicaciones de almacenamiento no autorizados
• Compartir publicamente archivos de clientes por accidente (ej., enlace de Google Drive configurado como "cualquier persona con el enlace")

6.2 Procedimiento de Respuesta a Incidentes

7. Calendario de Revision