Procedimiento de Preparacion de Formularios

1. Proposito

Este SOP define como preparar cada tipo de formulario USCIS/NVC ofrecido por Emigrando America & Europa, incluyendo verificacion de documentos, entrada de datos, revision de calidad y entrega al cliente.

2. Tipos de Formularios y Guias de Preparacion

2.1 I-130 — Peticion para Familiar Extranjero

2.2 I-485 — Solicitud de Registro de Residencia Permanente (Ajuste de Estatus)

2.3 I-131 — Solicitud de Documento de Viaje (Permiso de Viaje Anticipado)

2.4 I-601 — Solicitud de Perdon por Inadmisibilidad

2.5 I-601A — Perdon Provisional por Presencia Ilegal

2.6 N-400 — Solicitud de Naturalizacion

2.7 DS-260 — Solicitud de Visa de Inmigrante (NVC)

3. Proceso General de Preparacion

Paso 1 — Recopilar Datos del Cliente

1. Abra el registro del cliente en Airtable usando el Client ID.
2. Abra la fila correspondiente en Google Sheets para el envio completo de 62 columnas.
3. Abra la carpeta de Google Drive del cliente y revise todos los documentos subidos.
4. Haga referencia cruzada de los datos en las tres fuentes — si existen discrepancias, contacte al cliente antes de proceder.

Paso 2 — Verificar Documentos

1. Verifique cada documento requerido contra la lista de verificacion especifica del formulario anterior.
2. Verifique la legibilidad del documento — escaneos borrosos o recortados no son aceptables.
3. Verifique que las traducciones esten certificadas (declaracion de certificacion del traductor incluida).
4. Verifique que el pasaporte e identificacion no esten vencidos (o anote la fecha de vencimiento si es relevante para el formulario).
5. Marque cualquier documento faltante y proceda al Paso 3a (RFI).

Paso 3 — Completar el Formulario

1. Use la edicion apropiada del formulario de USCIS (siempre verifique que esta usando la version mas actual en uscis.gov).
2. Ingrese los datos exactamente como aparecen en los documentos fuente del cliente — no corrija la ortografia ni traduzca nombres a menos que el formulario lo indique.
3. Use N/A para campos que no aplican; nunca deje campos requeridos en blanco.
4. Verifique que todas las fechas esten en el formato correcto (MM/DD/YYYY para formularios de USCIS).
5. Asegurese de que todas las variaciones de nombre (nombre de soltera, alias) esten consistentemente listadas.
6. Guarde el formulario completado en Google Drive: /[Client ID] - [Nombre]/Forms/

Paso 3a — Manejo de Informacion Faltante (RFI)

1. Cree una lista clara y detallada de documentos o informacion faltante.
2. Envie una RFI (Solicitud de Informacion) al cliente por correo electronico y WhatsApp.
3. Use comunicacion bilingue — ingles y espanol.
4. Establezca un plazo de 5 dias habiles para que el cliente responda.
5. Registre la RFI en GHL con una nota en la linea de tiempo del contacto.
6. Si el cliente no responde dentro de 5 dias habiles, envie un recordatorio de seguimiento.
7. Despues de 10 dias habiles sin respuesta, escale a Felix.
8. NO proceda con la preparacion del formulario si falta informacion critica — formularios incompletos generan RFEs de USCIS.

Paso 3b — Manejo de Casos Especiales / Marcados

• Marcado para abogado (needs-attorney): NO prepare el formulario hasta que un abogado haya revisado y autorizado el caso. Anote el nombre del abogado y cualquier instruccion especial en el registro del contacto en GHL.
• Situaciones familiares complejas: Multiples beneficiarios, peticiones denegadas anteriormente o solicitantes derivados — cree una nota de caso describiendo todos los miembros de la familia involucrados y sus requisitos individuales de formulario.
• Denegaciones o RFEs anteriores: Obtenga copias de avisos de denegacion anteriores o respuestas a RFEs antes de preparar cualquier nueva presentacion.
• Discrepancias de nombre/fecha de nacimiento en documentos: Documente todas las variaciones y anote cual documento es la fuente principal. NO altere los datos para "corregir" discrepancias — eso es responsabilidad del cliente con la autoridad emisora.

4. Revision de Calidad Pre-Entrega

• Todas las secciones requeridas del formulario estan completadas — sin campos requeridos en blanco
• El nombre del cliente es consistente en todas las paginas del formulario
• Las fechas estan en formato correcto (MM/DD/YYYY) y son logicamente consistentes
• El A-Number (si aplica) es correcto y en formato adecuado (9 digitos)
• El SSN (si aplica) esta ingresado correctamente
• El historial de direcciones no tiene vacios
• El historial laboral no tiene vacios
• Todos los documentos de respaldo estan presentes y legibles
• Las traducciones estan certificadas
• Las fotos cumplen con las especificaciones de USCIS
• La edicion/version del formulario es la mas actual en uscis.gov
• El monto de la tarifa de presentacion esta anotado correctamente en la carta de presentacion
• Las lineas de firma se dejan en blanco para que el cliente firme (NO firme por el cliente)
• El formulario ha sido verificado ortograficamente para errores de entrada de datos
• Revision por pares completada (ver SOP de Control de Calidad)

5. Proceso de Entrega

1. Guarde el paquete final revisado en Google Drive: /[Client ID] - [Nombre]/Forms/
2. Prepare la carta de instrucciones de presentacion (ver Seccion 6 a continuacion).
3. Envie correo electronico de entrega al cliente con:
   • Formulario(s) completado(s) como adjunto(s) PDF
   • Carta de instrucciones de presentacion
   • Lista de documentos mostrando que incluir en el envio
   • Monto de la tarifa de USCIS y metodos de pago aceptables
   • Direccion correcta de envio de USCIS (lockbox o centro de servicio)
4. Envie mensaje de WhatsApp confirmando la entrega: "Sus formularios completados han sido enviados a su correo electronico. Por favor reviselos y haganos saber si tiene alguna pregunta."
5. Actualice la etapa del pipeline de GHL a "Formularios Entregados" o etapa equivalente.
6. Registre la fecha de entrega en Airtable y GHL.

6. Instrucciones de Presentacion a Incluir

Cada paquete de formulario completado debe incluir una carta de presentacion bilingue con la siguiente informacion:

1. Revise sus formularios cuidadosamente. Verifique que toda la informacion sea correcta antes de firmar.
2. Firme y feche todos los formularios donde se indica. Use tinta azul o negra.
3. Incluya todos los documentos de apoyo segun la lista adjunta. Envie copias, no originales (a menos que se requieran originales).
4. Incluya la tarifa de presentacion — pago con cheque o giro postal a nombre de "U.S. Department of Homeland Security." Monto: $[MONTO].
5. Envie a la direccion correcta de USCIS indicada abajo. Use un metodo de envio con rastreo (USPS Correo Certificado o FedEx/UPS).
6. Guarde copias de todo lo que envie para sus archivos.
7. Los tiempos de procesamiento varian. Consulte uscis.gov/processing-times para estimaciones actuales.

7. Calendario de Revision