Procedimiento de Recepcion de Casos Nuevos

1. Proposito

Este SOP define el proceso paso a paso para recibir, verificar y procesar nuevos prospectos desde el momento en que envian el formulario de ingreso inicial hasta la asignacion del caso para la preparacion de formularios.

2. Alcance

Se aplica a todos los nuevos prospectos recibidos a traves de los siguientes canales:

• Formulario de ingreso en linea (initial-intake.html / /intake)
• Ingreso manual via panel de administracion (admin.html / /admin)
• Consultas por telefono o WhatsApp (ingresadas manualmente en GHL)
• Referencias de abogados o clientes existentes

3. Proceso de Ingreso Paso a Paso

Paso 1 — Recibir Notificacion de Nuevo Prospecto

Paso 2 — Revisar el Envio de Ingreso

1. Abra la notificacion de GHL o navegue al pipeline del CRM de GHL.
2. Localice el nuevo contacto en el pipeline — deberia aparecer en la primera etapa.
3. Revise todos los campos enviados: nombre, correo electronico, telefono, tipo de caso, respuestas de elegibilidad.
4. Verifique el registro de envios en Google Sheets (registro inmutable de 62 columnas) para la captura completa de datos.
5. Verifique que el Client ID se genero correctamente (formato: EMG-YYYYMMDD-XXXX).

Paso 3 — Verificar en Airtable

1. Abra la tabla de Contactos de Airtable.
2. Busque por la direccion de correo electronico y numero de telefono del cliente.
3. Confirme que el registro existe y que todos los campos coinciden con el envio.
4. Verifique el Client ID, tipo de caso y cualquier etiqueta registrada correctamente.

Paso 4 — Verificar Duplicados

1. El sistema verifica automaticamente duplicados por correo electronico y telefono durante el envio.
2. Si se detecta un duplicado, el sistema aplica la etiqueta returning-client y activa el flujo de trabajo de "Cliente Recurrente".
3. Verificacion manual: Busque en GHL por nombre y correo electronico para confirmar que no se hayan filtrado duplicados.
4. Si se encuentra un duplicado manualmente:
   • NO cree un nuevo registro.
   • Actualice el contacto existente con cualquier informacion nueva.
   • Agregue una nota al contacto en GHL: "Envio duplicado — fusionado [fecha]".
   • Aplique la etiqueta returning-client si aun no ha sido aplicada.

Paso 5 — Asignacion de Etapa en Pipeline de GHL

Paso 6 — Derivacion a Abogado

Marque el caso para derivacion a abogado si CUALQUIERA de los siguientes aplica:

• El cliente indica deportacion previa o procedimientos de remocion
• El cliente tiene antecedentes penales (arrestos, condenas, DUI/DWI)
• El caso involucra un perdon I-601 o I-601A (perdon por dificultad extrema)
• Las respuestas de elegibilidad del cliente indican problemas legales complejos
• El cliente solicita explicitamente asesoramiento legal o pregunta sobre resultados del caso
• El caso involucra VAWA, Visa U, Visa T o solicitudes de asilo
• El cliente tiene casos pendientes en tribunal de inmigracion

Accion: Aplique la etiqueta needs-attorney en GHL. Establezca el campo personalizado de GHL flagged_for_attorney en true. El flujo de trabajo de "Caso Marcado" notificara automaticamente a Felix. NO proporcione ninguna orientacion legal al cliente.

Paso 7 — Linea de Tiempo de Comunicacion

Paso 8 — Revision de Lista de Documentos

Antes de que el caso pueda pasar a la preparacion de formularios, verifique que los siguientes documentos han sido solicitados o estan en el expediente:

• Identificacion con foto emitida por el gobierno vigente (pasaporte, licencia de conducir o identificacion consular)
• Pagina biografica del pasaporte (copia a color)
• Acta de nacimiento (con traduccion certificada si no esta en ingles)
• Acta de matrimonio (si aplica, con traduccion)
• Decretos de divorcio de todos los matrimonios anteriores (si aplica)
• Registro de llegada/salida I-94
• Documentos de inmigracion anteriores (avisos de aprobacion, EADs, peticiones anteriores)
• Antecedentes penales / disposiciones judiciales (si aplica)
• Comprobante de domicilio (factura de servicios, contrato de arrendamiento, estado de cuenta bancario)
• Fotos tipo pasaporte (2x2, fondo blanco) — 2 copias
• Confirmacion de pago (tarifa de servicio de $99)

Paso 9 — Controles de Calidad Antes de la Preparacion

• Todos los campos requeridos en Airtable estan completos
• El formato del Client ID es correcto (EMG-YYYYMMDD-XXXX)
• El tipo de caso coincide con las necesidades del cliente (verificado, no asumido)
• No existen registros duplicados en ningun sistema
• La etapa del pipeline de GHL es correcta
• Todas las etiquetas requeridas estan aplicadas (new-lead, fuente, tipo de caso)
• La bandera de derivacion a abogado fue revisada (establecida si es necesario, eliminada si no)
• Se ha contactado al cliente y confirmo que desea proceder
• Pago confirmado (o enlace de pago enviado)
• Lista de documentos revisada — elementos faltantes anotados y RFI enviada
• La carpeta del cliente en Google Drive existe con la estructura correcta (Profile/, Documents/, Forms/)
• El enlace al formulario completo ha sido enviado al cliente

4. Calendario de Revision