Fecha Efectiva: 21 de marzo de 2026 | Version 1.0
CONFIDENCIAL: Este documento es propiedad exclusiva de Emigrando America & Europa LLC y esta destinado unicamente para uso interno del personal autorizado. Su distribucion a clientes o terceros esta estrictamente prohibida.
1. Proposito
Este SOP define el proceso de incorporacion para nuevos miembros del personal que se unen a Emigrando America & Europa. Incluye la configuracion de cuentas, lecturas obligatorias, hitos de capacitacion y una lista de verificacion imprimible para asegurar que cada nuevo miembro del equipo este completamente preparado antes de trabajar de forma independiente.
2. Dia 1 — Configuracion de Cuentas y Lecturas Obligatorias
2.1 Creacion de Cuenta (Tarea del Administrador)
- El administrador abre el Portal del Personal (
/tracker) y navega a la pestana Equipo. - Haga clic en "Add Staff Member" e ingrese: nombre completo, direccion de correo electronico, nombre de usuario, contrasena temporal.
- Asigne el rol apropiado:
- Staff: Puede ver casos, actualizar notas, acceder a SOPs. No puede gestionar personal ni lanzar campanas.
- Admin: Acceso completo incluyendo gestion de personal, lanzamiento de campanas y configuracion del sistema.
- Proporcione al nuevo miembro del personal su nombre de usuario y contrasena temporal. Indiquele que cambie la contrasena en su primer inicio de sesion.
2.2 Configuracion de Acceso al Sistema
- Credenciales de acceso al Portal del Personal (tracker.html en /tracker)
- Acceso de lectura a Airtable (acceso de solo lectura a la tabla Contacts)
- Acceso al CRM GHL (ver contactos, agregar notas — el administrador establece el nivel de permisos)
- Acceso a la carpeta compartida de Google Drive (carpetas de documentos de clientes)
- Cuenta de correo electronico empresarial (si aplica)
- Acceso a WhatsApp Business (si aplica)
2.3 Lecturas Obligatorias — Dia 1
Los nuevos miembros del personal deben leer y confirmar todos los siguientes documentos en su primer dia:
| Documento | Ubicacion | Enfoque Clave |
|---|---|---|
| SOP de Ingreso de Nuevos Casos | /sop-intake | Como se procesan los nuevos prospectos desde el envio hasta la asignacion |
| SOP de Preparacion de Formularios | /sop-forms | Como se preparan los formularios USCIS a partir de los datos del cliente |
| SOP de Comunicacion con el Cliente | /sop-communication | Plantillas, canales, tiempos de respuesta, estandares bilingues |
| SOP de Control de Calidad | /sop-quality | Listas de verificacion, revision de errores, proceso de aprobacion |
| SOP del Proceso de Consulta | /sop-consultation | Como realizar consultas, alertas, lo que se debe y no se debe hacer |
| SOP de Presentacion ante USCIS | /sop-filing | Ensamblaje de paquetes, envio, monitoreo posterior |
| SOP de Gestion de Documentos | /sop-documents | Como manejar, almacenar y asegurar los documentos de los clientes |
| Guia del Sistema ImmigrationOS | /sop-system | Como usar cada parte del sistema (tracker, admin, portal, GHL, Airtable) |
| Politica de Privacidad | /privacy | Que datos recopilamos, como se usan y protegen |
| Terminos de Servicio | /terms | Acuerdo del cliente, alcance de los servicios, descargo de UPL |
| Politica de Seguridad de Datos | /data-security-policy.html | Requisitos de seguridad, control de acceso, respuesta a incidentes |
2.4 Acuerdo de Confidencialidad
OBLIGATORIO: Todo nuevo miembro del personal debe firmar un acuerdo de confidencialidad antes de acceder a cualquier dato de clientes. Este acuerdo cubre: no divulgacion de informacion del cliente, manejo adecuado de documentos, consecuencias de violaciones y obligaciones posteriores al empleo. El acuerdo firmado debe ser retenido por el administrador.
3. Semana 1 — Capacitacion Supervisada
3.1 Observacion de Consultas
- Observe un minimo de 3 consultas realizadas por un miembro del personal experimentado.
- Durante cada sesion de observacion, tome notas sobre:
- Como el miembro del personal abre la llamada (entrega del descargo de UPL)
- Que preguntas hace y en que orden
- Como maneja las barreras de idioma
- Como identifica y responde a las alertas
- Como cierra la llamada y establece los siguientes pasos
- Despues de cada sesion, debata con el miembro del personal experimentado para discutir observaciones y hacer preguntas.
3.2 Revision de Expedientes de Casos
- Revise un minimo de 5 expedientes de casos completados de principio a fin (desde el ingreso hasta la presentacion o cierre).
- Para cada caso, trace el recorrido del cliente a traves de:
- Envio de ingreso inicial (registro de Google Sheets)
- Registro de contacto en Airtable
- Etapas del pipeline y notas en GHL
- Estructura de carpetas y documentos en Google Drive
- Formularios preparados (si se presento)
3.3 Practica de Navegacion del Sistema
- Inicie sesion en el Portal del Personal y navegue las 4 pestanas (Casos, Campanas, Equipo, Politicas)
- Busque un caso de prueba en la pestana Casos usando diferentes criterios (nombre, Client ID, tipo de caso)
- Complete un envio de formulario de ingreso de prueba (use datos de prueba — nunca use informacion real de clientes para practicar)
- Navegue Airtable: busque contactos, vea campos, comprenda la estructura de datos
- Navegue GHL: encuentre un contacto, vea las etapas del pipeline, lea las notas del contacto, revise el historial de comunicaciones
- Comprenda las etapas del pipeline de GHL y lo que significa cada una (consulte la Guia del Sistema SOP, Seccion 8)
- Practique la busqueda de un envio en Google Sheets
3.4 Capacitacion de Cumplimiento UPL
Capacitacion Critica: Practica No Autorizada de la Ley (UPL)
Todo miembro del personal debe entender el limite entre la preparacion de formularios y el asesoramiento legal. Esta capacitacion cubre:
- Lo que SI podemos hacer: Llenar formularios basandonos en la informacion que el cliente proporciona, explicar que informacion requiere un formulario, listar documentos necesarios para la presentacion, preparar paquetes de presentacion.
- Lo que NO podemos hacer: Decirle al cliente que formulario presentar, asesorar si califican para un beneficio, predecir resultados del caso, interpretar leyes o regulaciones, representar clientes ante USCIS.
- El descargo de UPL: Debe entregarse al inicio de cada interaccion con el cliente (consulta, llamada telefonica, correo electronico).
- Alertas: Como reconocer cuando un cliente esta pidiendo asesoramiento legal y como redirigirlo a un abogado con licencia.
4. Semana 2 — Practica Supervisada
4.1 Primera Consulta Supervisada
- Realice su primera consulta con un cliente real mientras un supervisor escucha.
- El supervisor no intervendra a menos que ocurra un error grave (ej., proporcionar asesoramiento legal, no detectar una alerta).
- Despues de la llamada, el supervisor proporciona retroalimentacion detallada sobre:
- Cumplimiento de UPL (se entrego el descargo correctamente?)
- Recopilacion de informacion (se hicieron todas las preguntas relevantes?)
- Calidad de comunicacion (clara, paciente, profesional?)
- Toma de notas (las notas de GHL estan completas y precisas?)
- Gestion del pipeline y tags (se aplicaron la etapa y tags correctos?)
4.2 Primera Preparacion de Formulario Supervisada
- Prepare un formulario USCIS usando datos reales de un cliente, bajo supervision.
- Siga el SOP de Preparacion de Formularios y el SOP de Control de Calidad exactamente.
- El supervisor revisa el formulario completado contra la lista de verificacion de control de calidad antes de enviarlo al cliente.
- Discuta cualquier error encontrado y como prevenirlos en el futuro.
4.3 Capacitacion de Control de Calidad
- Revise el SOP de Control de Calidad en detalle.
- Practique usando la lista de verificacion de control de calidad en 2-3 formularios previamente preparados.
- Identifique errores intencionales colocados por el supervisor (discrepancias de nombres, problemas de formato de fecha, campos en blanco).
4.4 Vista General del Sistema de Campanas (Solo Vista)
- Navegue a la pestana Campanas en el Portal del Personal.
- Comprenda como se estructuran las campanas, que significan los segmentos de audiencia y como se muestran los resultados.
- Nota: El nuevo personal no tiene permiso para lanzar campanas. Esta es capacitacion de solo vista para comprender el sistema.
4.5 Primera Consulta Individual con Revision
- Realice una consulta de forma independiente (sin supervisor en la llamada).
- Despues de la llamada, el supervisor revisa sus notas de GHL, la asignacion de etapa del pipeline y cualquier alerta establecida.
- Si el supervisor esta satisfecho, el nuevo miembro del personal es autorizado para consultas independientes.
5. Capacitacion y Desarrollo Continuo
| Actividad | Frecuencia | Detalles |
|---|---|---|
| Revision de SOP | Mensual | Releer un SOP por mes en base rotativa. Confirmar comprension con el supervisor. |
| Actualizacion de cumplimiento | Trimestral | Revision de cumplimiento UPL, calendarios de tarifas USCIS actualizados, cambios de version de formularios. |
| Capacitacion de seguridad de datos | Anualmente | Revision completa de la Politica de Seguridad de Datos, procedimientos de respuesta a incidentes, auditoria de control de acceso. |
| Evaluacion de desempeno | Trimestral | Revision de calidad de consultas, precision de formularios, comentarios de clientes, cumplimiento de SOPs. |
6. Lista de Verificacion de Capacitacion (Imprimible)
Imprima esta lista de verificacion y haga que el nuevo miembro del personal y el supervisor firmen cada item al completarlo. Almacene la lista completada en el expediente del personal del empleado.
Elementos del Dia 1
- Cuenta de personal creada en la pestana Equipo (usuario: _____________)
- Acceso al portal tracker probado y funcionando
- Acceso de lectura a Airtable otorgado y confirmado
- Acceso al CRM GHL otorgado y confirmado
- Acceso a la carpeta compartida de Google Drive otorgado
- SOP de Ingreso de Nuevos Casos — leido y confirmado
- SOP de Preparacion de Formularios — leido y confirmado
- SOP de Comunicacion con el Cliente — leido y confirmado
- SOP de Control de Calidad — leido y confirmado
- SOP del Proceso de Consulta — leido y confirmado
- SOP de Presentacion ante USCIS — leido y confirmado
- SOP de Gestion de Documentos — leido y confirmado
- Guia del Sistema ImmigrationOS — leido y confirmado
- Politica de Privacidad — revisada
- Terminos de Servicio — revisados
- Politica de Seguridad de Datos — revisada
- Acuerdo de confidencialidad — firmado y archivado
Elementos de la Semana 1
- Observacion de consulta #1 completada (fecha: _______ supervisor: _____________)
- Observacion de consulta #2 completada (fecha: _______ supervisor: _____________)
- Observacion de consulta #3 completada (fecha: _______ supervisor: _____________)
- Revision de expediente #1 completada (Client ID: _____________)
- Revision de expediente #2 completada (Client ID: _____________)
- Revision de expediente #3 completada (Client ID: _____________)
- Revision de expediente #4 completada (Client ID: _____________)
- Revision de expediente #5 completada (Client ID: _____________)
- Envio de formulario de ingreso de prueba completado
- Capacitacion de navegacion del Portal del Personal completada (4 pestanas)
- Capacitacion de navegacion de Airtable completada
- Capacitacion de etapas del pipeline de GHL completada (28 etapas comprendidas)
- Navegacion del registro de envios en Google Sheets completada
- Capacitacion de cumplimiento UPL completada
Elementos de la Semana 2
- Primera consulta supervisada completada (fecha: _______ supervisor: _____________)
- Retroalimentacion del supervisor revisada y discutida
- Primera preparacion de formulario supervisada completada (tipo: _______ supervisor: _____________)
- Capacitacion de lista de verificacion de control de calidad completada
- Vista general del sistema de campanas completada (solo vista)
- Primera consulta individual completada con revision del supervisor (fecha: _______)
- Autorizado para consultas independientes: Si / No (firma del supervisor: _____________)
Firma
Nuevo Miembro del Personal: _____________________________ Fecha: _______________
Supervisor: _____________________________ Fecha: _______________
Administrador (Felix): _____________________________ Fecha: _______________
7. Calendario de Revision
| Revision | Frecuencia | Responsable |
|---|---|---|
| Revision y actualizacion del SOP | Trimestral | Felix (Administrator) |
| Revision de efectividad del proceso de incorporacion | Despues de cada contratacion | Felix (Administrator) |
| Proxima revision programada | 21 de junio de 2026 | Felix (Administrator) |
AVISO IMPORTANTE: Emigrando America & Europa proporciona unicamente servicios de preparacion de formularios de inmigracion. No somos abogados y no proporcionamos asesoramiento legal. No existe ninguna relacion abogado-cliente entre usted y Emigrando America & Europa. Si necesita asesoramiento legal, consulte a un abogado de inmigracion con licencia.