1. Descripcion General del Flujo de Pagos
Esta seccion describe como funcionan los pagos en ImmigrationOS, incluyendo el pago de preparacion de formularios ($99) y las compras de ebooks.
1.1 Pago de Preparacion de Formularios ($99)
El cliente completa el formulario de ingreso inicial en /intake. Al finalizar, se le presenta la pantalla de pago de $99.
El cliente es redirigido a Stripe Checkout para procesar el pago con tarjeta de credito/debito.
Al completar el pago exitosamente, el cliente es redirigido a /checkout-success y recibe acceso al formulario completo en /form.
1.2 Compra de Ebooks
El cliente navega a /resources y agrega ebooks al carrito de compras.
El carrito genera una sola sesion de Stripe Checkout para todos los articulos seleccionados.
Despues del pago, se generan tokens de acceso protegidos (HMAC-SHA256, 72 horas de expiracion) y el cliente recibe el enlace al visor de ebooks con marca de agua.
1.3 Acciones Automaticas Despues del Pago
Cuando un pago se completa exitosamente, el sistema ejecuta automaticamente las siguientes acciones:
- Se envia un correo de factura con marca Emigrando al cliente (bilingue, via GHL API)
- Se envia una notificacion interna a
info@emigrandoamerica.com - El contacto en GHL recibe la etiqueta
paidosystem-paid - El registro en Airtable se actualiza con el estado de pago
- La transaccion se registra en la pestana Finanzas del tracker
2. Verificacion de un Pago
Si necesita confirmar que un cliente ha pagado, siga estos pasos:
2.1 Verificar en la Pestana Finanzas
- Abra el Staff Portal (
/tracker) e inicie sesion - Navegue a la pestana Finanzas
- Busque el nombre o correo electronico del cliente en la tabla de transacciones
- Verifique que el estado de la transaccion sea
paid
2.2 Buscar Sesion en Stripe
- Inicie sesion en dashboard.stripe.com
- Vaya a Payments y busque por correo electronico del cliente
- Confirme que el pago muestre estado
Succeeded
2.3 Verificar Etiqueta en GHL
- Abra el contacto en GoHighLevel
- Verifique que el contacto tenga la etiqueta
paid - Revise el campo personalizado
form_linkpara confirmar que tiene el enlace al formulario
3. Procesamiento de un Reembolso
3.1 Cuando Aprobar Reembolsos
Un reembolso completo puede aprobarse si se cumplen ambas condiciones:
- La solicitud se realiza dentro de los 30 dias posteriores al pago
- El cliente no ha enviado ningun formulario completado
3.2 Pasos para Procesar un Reembolso
Abra el Staff Portal (/tracker) y navegue a la pestana Finanzas.
Busque la transaccion del cliente en la tabla de transacciones usando nombre o correo electronico.
Haga clic en el boton Refund junto a la transaccion y confirme la accion.
Verifique que el reembolso se proceso correctamente: el estado debe cambiar a refunded.
3.3 Acciones Automaticas del Reembolso
- Stripe procesa el reembolso a la tarjeta original (3-10 dias habiles)
- El contacto en GHL recibe automaticamente la etiqueta
refunded - El acceso al formulario se revoca (el parametro
paid=truese elimina)
3.4 Cuando Escalar
Escale a Felix (Administrador) en los siguientes casos:
- Solicitudes de reembolso parcial
- Disputas de pago (chargebacks) en Stripe
- Solicitudes fuera de la ventana de 30 dias
- El cliente ya envio un formulario completado
4. Manejo de Pagos Fallidos
4.1 Cliente Dice que Pago pero el Formulario esta Bloqueado
Verifique el pago en Stripe (seccion 2.2). Si el pago existe y fue exitoso, confirme que la URL del formulario del cliente incluya el parametro paid=true. Si falta, proporcione al cliente el enlace correcto desde el campo form_link en GHL.
4.2 Sesion de Stripe Expirada
Las sesiones de Stripe Checkout expiran despues de 24 horas. Si el cliente no completo el pago a tiempo, indiquele que reinicie el proceso desde /intake. Su informacion anterior estara disponible mediante autoguardado.
4.3 Tarjeta Rechazada
Aconseje al cliente que:
- Intente con una tarjeta de credito o debito diferente
- Contacte a su banco para autorizar la transaccion
- Verifique que la tarjeta tenga fondos suficientes
- Asegurese de que la direccion de facturacion coincida con la del banco
Nunca solicite informacion de tarjeta de credito directamente al cliente. Todos los pagos deben procesarse exclusivamente a traves de Stripe Checkout.
5. Problemas de Acceso a Ebooks
5.1 Token de Acceso Expirado (72 horas)
Los tokens de acceso de ebooks expiran despues de 72 horas. Para generar un nuevo token:
- Opcion A: Localice la compra en el dashboard de Stripe y reprocese el webhook manualmente
- Opcion B: Genere un nuevo token de acceso desde el dashboard de Stripe y envie el enlace al cliente
5.2 El Cliente No Puede Acceder al Ebook
- Verifique la compra en Stripe buscando por correo electronico del cliente
- Confirme que el pago fue exitoso (estado
Succeeded) - Envie manualmente el enlace de acceso al ebook al cliente
- Si el problema persiste, escale a Felix
5.3 Preocupacion por Compartir Ebooks
Protecciones implementadas:
- Cada ebook tiene una marca de agua con el correo electronico del comprador
- Los tokens de acceso son intransferibles y de un solo uso por sesion
- Las URLs directas a los archivos de ebook redirigen a
/resources - Si detecta uso compartido no autorizado, informe a Felix con la evidencia
6. Cuentas por Cobrar
6.1 Revision Semanal
- Abra la pestana Finanzas en el tracker y revise la seccion de Cuentas por Cobrar (AR)
- Identifique clientes con pagos pendientes por mas de 7 dias
- Envie recordatorios de pago utilizando las plantillas de comunicacion bilingue
6.2 Protocolo de Escalamiento
| Tiempo Pendiente | Accion | Responsable |
|---|---|---|
| 1-7 dias | Recordatorio automatico por correo electronico | Sistema (GHL) |
| 7-14 dias | Segundo recordatorio manual por correo o telefono | Coordinador |
| 14-30 dias | Contacto directo por telefono, ultimo aviso | Coordinador |
| Mas de 30 dias | Contactar directamente; considerar remover del pipeline | Felix (Administrator) |
7. Revision Financiera Mensual
Cada primer lunes del mes, el administrador debe realizar una revision financiera completa:
- Revise el resumen de ingresos en la pestana Finanzas del tracker
- Concilie los totales del dashboard de Stripe con los totales del tracker
- Verifique los montos de tarifas USCIS transferidos vs. los montos cobrados
- Exporte los datos financieros para propositos de impuestos y contabilidad
- Documente cualquier discrepancia y resuelvala antes de cerrar el mes
7.1 Conciliacion con Stripe
Inicie sesion en dashboard.stripe.com → Vaya a Balance → Overview → Compare el total del mes con la pestana Finanzas del tracker. Los totales deben coincidir. Si hay discrepancias, verifique transacciones individuales para identificar pagos faltantes o duplicados.
7.2 Exportacion de Datos
Para exportar datos financieros:
- Desde Stripe: Payments → Export (formato CSV)
- Desde el tracker: Use el boton de exportacion en la pestana Finanzas
- Guarde los archivos en la carpeta compartida de contabilidad con el formato
Financials_YYYY-MM.csv
8. Calendario de Revision
| Revision | Frecuencia | Responsable |
|---|---|---|
| Revision y actualizacion del SOP | Trimestral | Felix (Administrator) |
| Proxima revision programada | 21 de junio de 2026 | Felix (Administrator) |