Guia de Usuario del Sistema ImmigrationOS

1. Proposito

Esta guia proporciona instrucciones completas para el personal sobre como navegar y utilizar cada componente de la plataforma ImmigrationOS, incluyendo herramientas internas, portales para clientes e integraciones de terceros.

2. Portal del Personal (tracker.html en /tracker)

2.1 Iniciar Sesion

1. Navegue a /tracker (tracker.html).
2. Ingrese el nombre de usuario y contrasena proporcionado por el administrador.
3. La cuenta de admin (emigrandoamerica) tiene acceso completo incluyendo gestion de personal y lanzamiento de campanas.
4. Las cuentas de personal creadas via la pestana Equipo tienen acceso limitado (sin gestion de personal, sin lanzamiento de campanas).
5. Si olvida su contrasena, contacte al administrador para restablecerla via la pestana Equipo.

2.2 Pestana Casos — Gestion de Casos

1. Buscar: Use la barra de busqueda para buscar por nombre, Client ID, email o telefono.
2. Filtrar: Use los menus desplegables para reducir resultados por tipo de caso, etapa del pipeline o rango de fechas.
3. Ordenar: Haga clic en los encabezados de columna para ordenar. Haga clic de nuevo para alternar ascendente/descendente.
4. Detalles del Caso: Haga clic en cualquier fila para expandir y ver detalles completos incluyendo contacto, documentos, historial del pipeline y notas.
5. Etapas del Pipeline: Cada caso muestra su etapa actual del pipeline de GHL. Consulte la Seccion 8 para la lista completa de 28 etapas.

2.3 Pestana Campanas — Gestion de Campanas

1. Seleccionar Campana: Elija entre las plantillas disponibles (email, SMS o combinada).
2. Conteo de Audiencia: El sistema muestra el conteo estimado basado en filtros (tipo de caso, etapa, tags).
3. Revisar Antes de Lanzar: Siempre revise el segmento de audiencia y contenido del mensaje antes de lanzar.
4. Lanzar: Haga clic en "Launch Campaign" (solo admin). Aparecera un dialogo de confirmacion.
5. Resultados: Despues de ejecutar, regrese a Campanas para ver tasas de entrega, apertura y clics.

Nota: Solo la cuenta de admin puede lanzar campanas. Las cuentas de personal pueden ver campanas pero no activarlas.

2.4 Pestana Equipo — Gestion de Personal (Solo Admin)

1. Crear Cuenta: Haga clic en "Add Staff Member", ingrese nombre, email, usuario y contrasena temporal.
2. Asignar Roles: Elija entre "Staff" (acceso limitado) o "Admin" (acceso completo).
3. Eliminar Cuentas: Haga clic en el icono de papelera junto a un miembro del personal. Esta accion es inmediata e irreversible.
4. Importante: Siempre elimine el acceso inmediatamente cuando un miembro del personal deje la organizacion.

2.5 Pestana Politicas — Politicas y SOPs

Esta pestana proporciona enlaces directos a todos los documentos internos, SOPs y politicas.

• SOP de Ingreso de Nuevos Casos
• SOP de Preparacion de Formularios
• SOP de Comunicacion con el Cliente
• SOP de Control de Calidad
• SOP del Proceso de Consulta
• SOP de Presentacion ante USCIS
• SOP de Gestion de Documentos
• SOP de Incorporacion de Personal
• Politica de Privacidad
• Terminos de Servicio
• Politica de Seguridad de Datos

3. Panel de Administracion (admin.html en /admin)

3.1 Ingreso Manual de Prospectos

Use el panel de administracion cuando los prospectos lleguen por canales distintos al formulario en linea (llamadas, WhatsApp, visitas, referencias).

3.2 Campos Obligatorios

3.3 Cuando Usar Cada Opcion

• Usar Ingreso de Admin: Consultas por telefono/WhatsApp, visitas, referencias de abogados, o cuando el cliente no puede completar el formulario en linea.
• Usar Formulario de Ingreso: Todos los demas casos. Dirija a los clientes a /intake.
• Preferencia: Siempre prefiera el formulario de ingreso cuando sea posible. Captura mas datos, ejecuta verificaciones de elegibilidad y activa todas las automatizaciones.

4. Portal del Cliente (portal.html en /portal)

4.1 Registro e Inicio de Sesion

1. Los clientes reciben un enlace de registro en su correo de confirmacion despues del ingreso inicial.
2. Se registran usando su email y crean una contrasena.
3. El sistema vincula su email con su Client ID en Airtable.
4. Una vez registrados, pueden iniciar sesion en /portal en cualquier momento.

4.2 Lo Que Pueden Ver los Clientes

• Vista General del Caso: Tipo de caso actual, Client ID y miembro del personal asignado.
• Progreso del Pipeline: Seguimiento visual que muestra su etapa actual.
• Lista de Documentos: Documentos recibidos, pendientes y capacidad de carga.

4.3 Asistencia Telefonica

Si un cliente llama y necesita ayuda para navegar el portal:

1. Dirijalo a emigrandoamerica.com/portal.
2. Pidales que ingresen su email registrado y contrasena.
3. Guielos: vista del caso arriba, progreso del pipeline en el centro, documentos abajo.
4. Si no pueden acceder, verifique su email en Airtable.
5. Si necesitan restablecer contrasena, guielos en el proceso o escale al administrador.

5. Formularios de Ingreso

5.1 Ingreso Inicial (initial-intake.html en /intake)

El ingreso inicial es un formulario bilingue de 5 pasos que recopila informacion basica del cliente:

1. Paso 1 — Informacion de Contacto: Nombre, email, telefono, idioma preferido.
2. Paso 2 — Antecedentes: Pais de nacimiento, estatus migratorio, fecha de ultima entrada.
3. Paso 3 — Seleccion de Servicio: Formulario/servicio que necesita el cliente.
4. Paso 4 — Evaluacion de Elegibilidad: Preguntas clave para determinar calificacion y necesidad de abogado.
5. Paso 5 — Revision y Envio: El cliente revisa y envia. El sistema activa el webhook de GHL y llama a submit-form.js.

Cada paso muestra un porcentaje de progreso y tiempo estimado restante. Incluye tooltips de ayuda contextual para A-Number, SSN e I-94.

5.2 Formulario Completo (form.html en /form)

Despues del ingreso inicial, el cliente recibe un enlace personalizado al formulario completo (form.html?id=CLIENT_ID). Incluye:

• Todas las secciones: Informacion personal, historial migratorio, familia, empleo, direcciones, viajes y preguntas especificas del formulario.
• Auto-guardado: Se guarda automaticamente en localStorage. Si cierra y regresa, su progreso se restaura.
• Carga de documentos: Los clientes pueden cargar documentos directamente. Se guardan en la subcarpeta Documents/ de Google Drive.
• Pre-llenado: Cuando carga con un Client ID, get-lead.js obtiene datos de Airtable y pre-llena campos conocidos.

6. Pagina de Recursos (resources.html en /resources)

6.1 Catalogo de Ebooks

La pagina de recursos muestra una cuadricula de ebooks de inmigracion disponibles para compra.

6.2 Como Funcionan las Compras

1. El cliente hace clic en "Comprar" en la tarjeta de un ebook.
2. Se le dirige al flujo de pago.
3. Despues del pago, se le redirige a /checkout-success con acceso a su material.

7. Base de Datos Airtable

7.1 Acceso a Airtable

1. Inicie sesion en airtable.com con credenciales autorizadas.
2. Abra la base de ImmigrationOS.
3. Navegue a la tabla Contacts — fuente de datos principal.

7.2 Comprension de Registros

Cada registro en la tabla Contacts representa un unico cliente o prospecto. La tabla contiene 13 campos mas un campo de Descripcion.

7.3 Campos Clave

7.4 Generacion de Client ID

Formato: EMG-YYYYMMDD-XXXX

• EMG — Prefijo fijo para Emigrando.
• YYYYMMDD — Fecha del primer registro en el sistema.
• XXXX — Numero secuencial de 4 digitos (ej., 0001, 0002).
• Ejemplo: EMG-20260321-0042 = cliente #42 registrado el 21 de marzo de 2026.

8. Plataforma GoHighLevel (GHL)

8.1 Vista General del Pipeline — 28 Etapas

El pipeline "Emigrando — Immigration Pipeline" contiene 28 etapas que rastrean al cliente desde el contacto inicial hasta la finalizacion del caso:

8.2 Mover Contactos Entre Etapas

1. Abra el contacto en GHL CRM.
2. Localice el widget del pipeline en el perfil.
3. Arrastre la tarjeta a la etapa apropiada, o haga clic y seleccione del menu.
4. Siempre agregue una nota explicando el cambio de etapa.
5. Los cambios de etapa pueden activar flujos automatizados. Vea la Seccion 8.4.

8.3 Comprension de Tags

8.4 Flujos de Trabajo Automaticos

Limitacion conocida: GHL no soporta ramificacion If/Else. Los clientes marcados reciben tanto el email de confirmacion como la notificacion de referencia a abogado.

8.5 Verificar Entrega de Email/SMS

1. Abra el contacto en GHL.
2. Navegue a la pestana Conversations.
3. Revise el registro de email/SMS para el estado de entrega.
4. Si los correos van a spam, confirme que los registros DNS de mail.emigrandoamerica.com esten configurados (tarea de Felix).
5. Si SMS no se entrega, confirme el numero de telefono GHL y el registro A2P 10DLC (tarea de Felix).

9. Google Sheets — Registros de Envios

9.1 Donde se Almacenan

Cada envio de formulario crea una nueva fila en el registro de Google Sheets. Es un registro inmutable — las filas nunca se editan ni eliminan.

9.2 Que Capturan las 62 Columnas

El registro captura el contenido completo del envio incluyendo:

• Marca de tiempo, Client ID, fuente del envio
• Informacion de contacto (nombre, email, telefono)
• Antecedentes migratorios (pais de nacimiento, estatus, fecha de entrada)
• Tipo de caso y respuestas de elegibilidad
• Todos los campos del formulario (direcciones, familia, empleo, viajes)
• Metadatos del sistema (GHL contact ID, Airtable record ID, tags)

9.3 Buscar un Envio Especifico

1. Abra el registro de envios de Google Sheets.
2. Use Ctrl+F para buscar por Client ID, email o nombre.
3. Use el boton Filtro para filtrar por rango de fechas o tipo de caso.
4. Ordene por la columna A (descendente) para ver envios recientes primero.

10. Solucion de Problemas

10.1 Problemas Comunes

10.2 Contacto para Problemas Tecnicos

• Problemas de sistema/codigo: Equipo de desarrollo o administrador.
• Problemas de GHL: Felix (Administrador).
• DNS, dominios, hosting: Felix (Administrador).
• Acceso a Airtable: Felix (Administrador).

10.3 Verificar Estado del Sistema

1. Netlify: netlifystatus.com para estado de plataforma. Dashboard de Netlify para logs y deploys.
2. Airtable: status.airtable.com.
3. GHL: Dashboard de GHL para avisos de servicio.
4. Google: google.com/appsstatus para Sheets/Drive.

11. Calendario de Revision